OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIÈRE
Mise en place d’un Intranet, d’une solution de Gestion des Courriers et d’Archivage avec Microsoft SharePoint
Client : SALT TOGO
Prestataire : SOGESTI
1. Contexte et objectifs
Dans une logique de digitalisation et d’optimisation de ses processus internes, SALT TOGO souhaite mettre en place une solution intégrée permettant :
- Un intranet collaboratif pour renforcer la communication interne.
- Une solution de gestion électronique des courriers (entrant et sortant) avec workflows automatisés.
- Un système d’archivage numérique sécurisé pour centraliser et protéger le patrimoine documentaire.
La société SOGESTI, intégrateur spécialisé dans les solutions Microsoft, propose la mise en œuvre de la plateforme SharePoint afin de répondre à ces besoins.
2. Offre technique
2.1 Composantes de la solution
- Intranet collaboratif avec SharePoint
- Portail institutionnel et communication interne.
- Espaces collaboratifs par service.
- Annuaire du personnel et organigramme.
- Diffusion de notes de service et actualités.
- Gestion des courriers
- Numérisation et indexation des courriers entrants.
- Workflows de traitement, validation et diffusion.
- Génération et archivage automatique des courriers sortants.
- Notifications par email / Teams aux responsables.
- Tableaux de bord de suivi et statistiques.
- Archivage électronique
- Référentiel documentaire centralisé.
- Classement selon normes (date, service, type).
- Droits d’accès sécurisés par rôle.
- Conservation conforme aux politiques internes.
- Moteur de recherche avancé.
2.2 Architecture proposée
- Déploiement sur SharePoint Online (Microsoft 365) ou SharePoint Server selon l’infrastructure du client.
- Authentification intégrée avec Active Directory (sécurité renforcée).
- Intégration avec Microsoft Office et Teams.
- Interface multilingue et responsive (PC, tablette, mobile).
2.3 Accompagnement et services
- Étude des besoins et conception fonctionnelle.
- Paramétrage, personnalisation et intégration SharePoint.
- Formation des administrateurs et des utilisateurs.
- Documentation technique et guides utilisateurs.
- Support et maintenance post-projet (12 mois).
3. Plan de réalisation
Durée totale : 6 mois
- Phase 1 : Analyse & conception (4 semaines).
- Phase 2 : Mise en place de l’intranet (6 semaines).
- Phase 3 : Mise en place de la gestion des courriers (8 semaines).
- Phase 4 : Mise en place du module d’archivage (4 semaines).
- Phase 5 : Tests, formation et transfert de compétences (2 semaines).
- Phase 6 : Mise en production et accompagnement (2 semaines).
4. Offre financière
| Poste | Montant (FCFA) |
|---|---|
| Mise en place de l’intranet | 10 000 000 |
| Gestion électronique des courriers | 12 000 000 |
| Archivage électronique | 6 000 000 |
| Formation et documentation | 3 000 000 |
| Support technique & maintenance (12 mois) | 4 000 000 |
| Total HT | 35 000 000 |
5. Conclusion
La société SOGESTI s’engage à fournir à SALT TOGO une solution moderne, sécurisée et évolutive basée sur Microsoft SharePoint, permettant d’améliorer la communication interne, d’optimiser la gestion des courriers et de garantir une meilleure conservation des documents stratégiques.
Licence Sharepoint avec Microsoft Office 365 standard avec contrat de maintenance : 200 000 fcfa par an par utilisateur.
Il faut multiplier par le nombre d’employés.
Constant Awudi
