SOGESTI est un intégrateur de Alfresco
OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIÈRE
Gestion des courriers et des archives avec Alfresco Community
Client : SALT TOGO
Responsable du projet chez SALT : M Assi
Prestataire : Société SOGESTI par son directeur : M Awudi
Durée de mise en place: 4 mois
1. Contexte et objectifs
Dans le cadre de la modernisation de son système de gestion documentaire, LA SALT TOGO souhaite mettre en place une solution de gestion des courriers basée sur la plateforme Alfresco.
La société SOGESTI propose une solution intégrée permettant :
- La numérisation et l’indexation des courriers entrants.
- La gestion du workflow de validation et de diffusion des courriers.
- La traçabilité complète du cycle de vie des documents.
- La mise en place d’un moteur de recherche performant.
- L’archivage sécurisé et conforme.
2. Offre technique
2.1 Architecture proposée
- Solution basée sur Alfresco Community
- Intégration avec l’infrastructure existante (réseau, serveurs, messagerie).
- Sécurité et gestion des droits par profils utilisateurs.
- Interface web responsive pour un accès multi-supports (PC, tablette).
2.2 Fonctionnalités principales
- Gestion des courriers entrants
- Numérisation et indexation automatique.
- Référencement et classement selon le type de courrier.
- Notifications automatiques aux responsables concernés.
- Gestion des courriers sortants
- Modèles de courrier standardisés.
- Workflow de validation interne.
- Historisation et archivage automatique.
- Suivi et traçabilité
- Journalisation de toutes les opérations.
- Tableaux de bord et reporting (statistiques sur volumes, délais).
- Recherche et consultation
- Recherche multicritère (mots-clés, date, service).
- Visualisation rapide des documents.
- Archivage
- Conservation selon la politique documentaire définie.
- Accès sécurisé et limité selon les droits.
2.3 Accompagnement et formation
- Formation des administrateurs et utilisateurs.
- Documentation technique et guide utilisateur.
- Support technique (6 mois après mise en production).
3. Plan de réalisation
Durée du projet : 4 mois
- Phase 1 : Analyse des besoins et conception (3 semaines).
- Phase 2 : Installation et configuration d’Alfresco (4 semaines).
- Phase 3 : Personnalisation des workflows et interfaces (5 semaines).
- Phase 4 : Formation et transfert de compétences (2 semaines).
- Phase 5 : Mise en production et accompagnement (2 semaines).
4. Offre financière
| Poste | Montant (FCFA) |
|---|---|
| Licence et installation de Alfresco community avec un serveur dédié | 6 000 000 |
| Développement et personnalisation – sécurisation | 4 500 000 |
| Formation de 3 jours | 2 000 000 |
| Support technique (6 mois) | 2 500 000 |
| Accompagnement et gestion du projet | 3 000 000 |
| Total HT | 18 000 000 |
Contrat d’assistance technique : 7 500 000 HT avec le serveur fourni
Début du projet: 50% – deuxième mois : 20% -troisième mois 20% et quatrième mois 10%
5. Conclusion
La société SOGESTI s’engage à accompagner LA SALT TOGO dans la mise en place de cette solution.
Pour les fonctionnalités avancées, le montant est de 65 millions HT
Nous proposons aussi des solutions comme SharePoint
